Visual Selling® Sommerakademie: 02 – VUCA Prime

Aug 02, 2019

englisch version below

Herzlich willkommen zur zweiten Ausgabe der Visual Selling® Sommerakademie. In der letzten Woche haben wir diese Serie gestartet. Dabei ging es um das sehr spannende Thema VUCA, denn dieses bildet den Rahmen unternehmerischen Handelns. Aus diesem Grund bildet es auch die Grundlage für die Methoden und Modelle, die wir Ihnen in den folgenden Wochen hier in der Sommerakademie vorstellen. Heute geht es darum, wie Sie den Herausforderungen von VUCA begegnen.

Experten-Tipp: Als Abonnent dieser Serie erhalten Sie zusätzlich per Post einen Ordner und Sammelkarten zu den Themen, inklusive der visuellen Erklärung. So können Sie schnell nachsehen und besser Entscheidungen treffen.

>> Jetzt abonnieren

Inhaltsverzeichnis

VUCA

Der 1987 durch das amerikanische Militär geprägte Begriff weitete sich schnell auch auf die Unternehmenswelt aus. Denn aufgrund von Digitalisierung und Globalisierung sind herkömmliche Entscheidungen und Projektmanagementmethoden nicht mehr realisierbar. Zu viele unvorhersehbare Variablen beeinflussen das Handeln. Mittels VUCA Prime kann es Ihnen dennoch gelingen, in der von Unbeständigkeit, Ungewissheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägten Zeit sicher und erfolgreich zu agieren und Entscheidungen zu treffen.

VUCA Prime

VUCA Prime liefert den Lösungsansatz für Business-Themen der heutigen VUCA-Welt. Danach kann den Herausforderungen durch eine klare Vision (vision), ein gemeinsames Verständnis (understanding) z.B. über die Unternehmensziele, Daten, Trends und Auswirkungen, Klarheit (clarity) und Agilität (agility) begegnet werden. (microTOOL GmbH) Genauer gesagt, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Unbeständigkeit braucht eine Vision

Die Zukunft ist nicht mehr klar vorherzusehen. Global handelnde Unternehmen müssen sich auf neue Gesetzgebungen einstellen und die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten, die bisher nicht abzusehen waren. Aber auch plötzlich eintretende Ereignisse, wie beispielsweise Naturkatastrophen oder durch Menschen verursachte Krisen, verlangen ein dringendes und schnelles Umdenken.

Um damit erfolgreich umgehen zu können, empfiehlt die (microTOOL GmbH) das Erstellen einer klaren Vision. Diese muss allen Beteiligten verständlich und für alle jederzeit sichtbar sein. Wir empfehlen daher, die Vision gemeinsam visuell zu erstellen. Diese kann auf Postern und in anderen Medien integriert und so immer wieder in das Gedächtnis der Mitwirkenden gebracht werden. Durch die Nutzung digitaler Techniken, z.B. mittels iPad, kann die Vision zudem jederzeit angepasst werden – entsprechend der unbeständigen Gegebenheiten.

Darüber hinaus empfiehlt Kail (2010) zur Bewältigung der Unbeständigkeit folgende drei Wege:

Aus allen vorhandenen Daten sinnvoll aufbereitete Informationen erstellen

Hier kommt das Thema Big Data ins Spiel. Systeme unterstützen heutzutage, so viele Informationen wie möglich z.B. über Kunden, aber auch über Maschinen (in einer Fabrik) zu sammeln. Diese Rohdaten können genauso wie ein Computerprogramm von Menschen kaum oder nicht gelesen bzw. ausgewertet werden. Daher müssen sie gefiltert und aufbereitet werden, um sie in eine sinnvolle und nutzbare Form zu bringen. Diese Smart Data dienen als Grundlage für Entscheidungen. Für ein besseres und schnelleres Verständnis dieser Ergebnisse empfehlen wir eine visuelle Aufbereitung.

Klar kommunizieren

Fachbegriffe, Abkürzungen, Schlagwörter oder auch Worthülsen, wie es Pöhm (2012, S. 27f) nennt, können zu großen Missverständnissen bis zu Unverständnis führen, da sie unbekannt sind oder deren Bedeutung unter den Beteiligten stark auseinander geht. Wichtig ist es daher, sich beim Präsentieren auf das Wesentliche zu beschränken, klar zu bleiben und einfach zu sprechen, um es dem Publikum leicht zu machen. Konzentrieren Sie sich auf die Kernbotschaft Ihrer Aussage. (Joost, 2013, S. 89ff)

Sicherstellen, dass die Absicht verstanden wurde

Nur, wenn jeder Mitarbeiter verstanden hat, wohin es gehen soll, was das Ziel des unternehmerischen Handelns ist, wird es möglich, dass sie eigenverantwortlich richtig agieren. Kail (2010) erklärt, dass im Militär Kommandeure daher einen Dreiklang nutzen: Sie nennen zunächst den Zweck, geben dann die Schlüsselaufgaben bekannt und schließen mit einer klaren Endaussage ab.

Der Zweck gibt dabei den Rahmen an und beinhaltet u.a. das Gesamtziel. Die Schlüsselaufgaben stellen das Vorgehen dar und benennen notwendige Zwischenziele. Zum Schluss wird motiviert, indem mitgeteilt wird, wie das Unternehmen nach erfolgreichem Durchführen aussehen bzw. wo es stehen wird und was jeder Einzelne davon hat. Hierfür wird ein klares Bild erzeugt, das durch eine Visualisierung noch stärker und nachhaltig wirkt.

Visual Selling® Sommerakademie: VUCA Prime - Vision

Ungewissheit durch Verstehen beheben

Es gibt Momente, in denen Sie nicht wissen, wie Sie das Problem bzw. die Situation, die gerade vorliegt, beschreiben sollen. Kail (2010) gibt an, dass dies Momente sind, in denen Ungewissheit vorliegt.

Um diesen entgegen zu wirken, benötigen Sie nutzbare Informationen. Dies gelingt gemäß der (microTOOL GmbH) am besten durch Wissensweitergabe und somit ein gemeinsames Verständnis der Situation und Lösungsideen. Verschiedene moderne eLearning-Formate wie CBT, WBT, Gamification, Virtual Reality oder Flipped Classroom können die Mitarbeiter dabei unterstützen, sich weiter zu qualifizieren. (Leyh, 2019, S. 226)

Aber auch Mini-Lerneinheiten und das Mobile-Learning sind Versuche, Mitarbeiter jederzeit weiterbilden zu können. Ergänzt wird dies durch den Einsatz von Foren, Online-Communities, Blogs und Wikis. Sie nutzen besonders die Gewohnheiten der jungen Mitarbeiter, sich stetig mitzuteilen und ihr Wissen anderen zur Verfügung zu stellen. (Herkersdorf, 2010, S. 120ff)(Cole, 2015, S. 188f)

Kail (2010) schlägt zudem folgende Wege vor:

Zu einer neuen Sichtweise gelangen

In eingefahrenen Modellen und Herangehensweisen zu agieren, funktioniert in der VUCA-Welt nicht mehr. Stattdessen müssen individuelle Wege gefunden werden. Hierfür ist es notwendig, seine Verhaltensmuster zu überdenken und neue Sichtweisen einzunehmen. Dies kann gelingen, indem Mitmenschen befragt werden, zum Beispiel mittels der Red-Team-Methode. Eine weitere Möglichkeit, verschiedene Perspektiven einzunehmen und somit zu besseren Lösungen zu gelangen, stellt die Walt Disney Methode dar. Über diese erfahren Sie mehr in der Ausgabe 19 der Visual Selling® Sommerakademie am 27.09.2019.

Experten-Tipp: Verpassen Sie keine Ausgabe und erhalten Sie zusätzlich alle Methoden visuell aufbereitet als Sammelkarte in einem schönen Sammelordner. Abonnieren Sie dazu gleich die Visual Selling® Sommerakademie.

>> Jetzt abonnieren

Flexibel sein

Pläne zu erstellen ist nach wie vor wichtig. Ohne eine Idee vom Vorgehen agieren Sie ziellos und Ihre Mitarbeiter wissen nicht, wonach sie sich richten sollen, welches Verhalten richtig oder falsch ist. Jedoch müssen diese von Beginn an flexibel gehalten werden. In Stein gemeißelte Planungen können ein Unternehmen in große Schwierigkeiten bringen, wenn unerwartete Ereignisse eintreten, auf die schnell reagiert werden muss. In solchen Momenten den einmal erstellten Plan abändern und in eine neue Richtung gehen zu können, entscheidet jedoch maßgeblich über den Gesamterfolg des Unternehmens.

Kurz zurückschauen und in die Zukunft blicken

Kail (2010) empfiehlt, die Ergebnisse der eigenen Pläne und Entscheidungen regelmäßig zu bewerten, um sowohl für sich selbst als auch im Team besser zu werden. Gleichzeitig weist er darauf hin, dass es auf den Detailgrad des Rückblicks ankommt. Dabei muss immer berücksichtigt werden, dass das Unternehmen insgesamt besser werden soll. Somit soll der Fokus darauf gerichtet werden, was in Zukunft realistisch besser gemacht werden kann, anstatt zu schauen, was in der Vergangenheit hätte besser laufen können.

Neben diesen von Kail (2010) gemachten Vorschlägen ist es wichtig, Risiken, die sich aus solchen Ungewissheiten für das jeweilige Unternehmen ergeben, zu identifizieren, zu bewerten und bereits vor Eintreten mit entsprechenden Maßnahmen zu versehen. Je besser diese Risikomatrix aufgestellt wird, desto schneller kann im Ernstfall reagiert werden. Hierfür gibt es bereits Softwarelösungen, die das Verwalten solcher Informationen erleichtern, wie z.B. SAP Risk Management. (SAP)

Visual Selling® Sommerakademie: VUCA Prime - Verstehen

Komplexität durch Klarheit begegnen

Laut Duden (2019) bedeutet Komplexität „Vielschichtigkeit; das Ineinander vieler Merkmale“. Dies beschreibt die Geschäftswelt, in der wir uns heute befinden, sehr genau. Sie setzt sich aus vielen einzelnen Elementen zusammen, die aufeinander einwirken, sich gegenseitig beeinflussen und somit hohe Anforderungen an Manager und Mitarbeiter stellen. Kail (2010) sagt, dass sie ein nicht-lineares Denken erfordern, um damit umgehen zu können.

Darüber hinaus empfiehlt er Folgendes:

Teamorientierte Führungskräfte entwickeln

Ein Unternehmen kann nur erfolgreich mit komplexen Situationen umgehen, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das Gesamtbild der Situation muss im Blick behalten werden, was nur funktioniert, wenn die Führungskräfte zusammenarbeiten. So können die Herausforderungen aus verschiedenen Blickrichtungen bewertet und entsprechende Maßnahmen umgesetzt werden. Eine echte und ehrliche Zusammenarbeit bringt somit jeden Einzelnen voran.

Aufhören, dauerhafte Lösungen anzustreben

Kail (2010) gibt an, dass es zwar sehr verlockend ist, Herausforderung derart zu bewältigen, dass sie nie wieder auftreten. Doch kann dieses Bestreben nach dauerhaften Lösungen wichtige Ressourcen binden, die woanders dringend gebraucht würden. Zudem kann ein jetzt unbedeutendes Problem die Aufmerksamkeit von wesentlich bedrohlicheren Herausforderungen ablenken, so Kail (2010)weiter. Zu guter Letzt kann es durch solch ein Vorgehen leicht passieren, dass bedeutende Chancen übersehen werden. Führungskräfte müssen demnach gleichzeitig auch immer nach guten Gelegenheiten Ausschau halten, um erfolgreich in der komplexen Welt zu agieren.

Helden von morgen schon heute ausbilden

Auch in diesem Punkt sind ganzheitliches Denken und der Wunsch nach dem erfolgreichen Voranbringen des gesamten Unternehmens gefragt. Es geht darum, sein eigenes Wissen zu teilen und potentielle neue Führungskräfte schon frühzeitig zu schulen. Sie müssen an den Erfahrungen der aktuellen Führungskräfte teilhaben, um später davon profitieren zu können und somit erfolgreich handeln zu können. Dabei ist es normal, dass die jungen Manager die Fähigkeiten ihrer Lehrmeister toppen, denn sie können von Erfahrungen Gebrauch machen, welche die Vorgänger in diesem Alter noch nicht hatten.

All das hat eines als Grundlage: eine klare Richtung und möglichst einfache Prozesse. (microTOOL GmbH) Ihren Mitarbeitern fällt das Handeln in der komplexen Welt wesentlich leichter, wenn Sie wissen, wo es hingehen soll und diese Richtung eindeutig vorgeben. Auch die dafür notwendigen Prozesse sollten so einfach wie möglich gestaltet sein, um Komplexität zu verringern.

"Visual

Mehrdeutigkeit verlangt Agilität

Globalisierung und Diversity (Vielfalt) verursachen mehrdeutige Informationen. Dies kann dazu führen, dass ineffizient gearbeitet und Chancen verpasst werden. Doch Kail (2011) sagt, dies zu akzeptieren ist wichtig, um erfolgreich mit dem Teil der VUCA-Welt umgehen zu können. Zudem müssen sowohl die Chancen als auch die Herausforderungen von verschiedenen Perspektiven betrachtet werden, um sie zu nutzen oder erfolgreich zu bewältigen.

Nach Kail (2011) ist die Mehrdeutigkeit am meisten dafür verantwortlich, dass Konflikte im Unternehmen entstehen. Jeder Beteiligte hat ein anderes Verständnis, sodass immer wieder ein gemeinsames Bild gezeichnet werden muss – am besten live auf dem iPad. Hierdurch würden auch geeignetere Maßnahmen ergriffen, Informationen korrekter interpretiert und die Tragweite von Ereignissen besser eingeschätzt werden. (microTOOL GmbH)

Eine durch die Visualisierung erzielte Klarheit bewirkt, dass nicht noch mehr Verwirrung gestiftet wird. Denn Mitarbeiter, die mit mehrdeutigen Informationen umgehen müssen, werden verärgert und unsicher in ihrem Tun. Häufig handeln sie dann so, wie es angenehm für sie ist, um dennoch das Gefühl zu haben, mitzuwirken. Die Führungskraft muss daher eine klare Richtung vorgeben und die Bemühungen jedes Einzelnen zusammenführen, sowie jede Verbesserung mitteilen. (Kail, 2011)

Daneben schlägt Kail (2011) folgende drei Wege vor, um erfolgreich in einem mehrdeutigen Umfeld zu agieren:

Gut zuhören

Es ist ein Unterschied, ob zugehört wird oder nur darauf gewartet wird, etwas sagen zu können. Daher ist es äußerst wichtig, jedem Mitarbeiter und Beteiligten zuzuhören und besonders auf Fragen wie „Was tun wir?“ oder „Was ist unser Ziel?“ einzugehen. Dies sind Bemühungen, die Arbeit wichtig, bedeutsam zu machen. Als Führungskraft können sie damit erkennen, dass Ihre Richtung nicht mehr klar war und entsprechend nachjustieren.

Alternativen denken

Die Offenheit für neue Ideen lässt effektiv führen. Selbstvertrauen und Kompetenz machen es möglich, eine großartige Idee zu erkennen, anstatt nach eigenem Ruhm zu streben. Deshalb müssen bereits getroffene Entscheidungen und Ideen immer wieder überdacht werden, um auch weitere Lösungen zu entwickeln.

Inkrementelle Dividenden einrichten

Kail (2011) weist darauf hin, dass es wichtig ist, Erfolge zu feiern. In einer mehrdeutigen Umwelt, in welcher der Weg nicht immer klar ist, kann es jedoch schwierig sein, erfolgreiche Momente festzustellen. Hier ist es daher wichtig, greifbare Beweise für die korrekte Richtung vorzuweisen. Dadurch können die Beteiligten feststellen, dass auf dem langen Weg Fortschritte zu verzeichnen sind. Somit ist das Setzen und Erreichen von inkrementellen Dividenden eine gute Möglichkeit, um Impulse, Zuversicht und Vertrauen sowohl in die Führung als auch zum Unternehmen zu bilden und zu pflegen. Eine Serie aus Zwischenzielen gibt somit die einzigartige Möglichkeit, das Umfeld aus relativer Kontrolle und Kraft heraus zu bewerten.

Am besten kann das durch agiles Handeln erreicht werden. (microTOOL GmbH) Verschiedene Projektmanagementmethoden haben sich hierfür herausgebildet, wie beispielsweise SCRUM, über welches Sie mehr in Ausgabe 22 der Visual Selling® Sommerakademie am 18.10.2019 erfahren.

Visual Selling® Sommerakademie: VUCA Prime - Agilität

Ausblick

VUCA Prime stellt ein Konzept dar, um in einer von Globalisierung und Digitalisierung geprägten VUCA-Welt erfolgreich agieren und bestehen zu können. Doch welche konkreten Maßnahmen und Methoden können Sie nutzen?

Hierfür startet die Visual Selling® Sommerakademie in der nächsten Woche mit dem RethINK Business Process. Dieser unterstützt Sie bei der Ergründung der Problematik und Herausforderungen, beim Visualisieren und Strukturieren der Ergebnisse, beim gemeinsamen Ausarbeiten der Lösungswege mit allen Beteiligten und beim Ausrollen der Ergebnisse z.B. als externe Marketingmaßnahme oder als Präsentation der Lösung.

In diesen eingeflochten entdecken Sie viele hilfreiche Methoden und Vorgehen, wie zum Beispiel gute Zieldefinitionen, Erstellen von Mission und Vision, Entwickeln eines USP, aber auch Kreativitätsmethoden wie Visual Design Thinking und die Walt Disney-Methode. Visual Selling® IdeaPix für das schnelle visuelle Arbeiten mit dem Kunden und weitere Methoden, wie SCRUM, 4MAT und die Heldenreise bringen Sie schließlich sicher zu Ihrem individuellen Business-Erfolg.

Experten-Tipp: Als Abonnent dieser Serie erhalten Sie zusätzlich per Post einen Ordner und Sammelkarten zu den Themen, inklusive der visuellen Erklärung. So können Sie schnell nachsehen und besser Entscheidungen treffen.

>> Jetzt abonnieren

Übung

Haben Sie letzte Woche Ihre Beispielsituationen für VUCA aufgeschrieben? Wenn nicht, tun Sie das jetzt bitte noch. Markieren Sie darin die Stellen, in denen VUCA Prime Ihnen geholfen hätte. Notieren Sie jeweils, ob Vision, besseres Verständnis, eine größere Klarheit oder eine höhere Agilität geholfen hätte. Es können gerne auch mehrere Punkte sein.


Translation by William Boletta, Ph. D.

Visual Selling® Summer Academy: 02 – VUCA Prime

Welcome to the second installment of the Visual Selling® Summer Academy. Last week we launched this series, and we talked about VUCA, which is a very exciting topic because it forms the basic framework for doing business. That’s why it is also the foundation for the methods and models that we will be introducing over the next few weeks during our Summer Academy. Today we will talk about how to deal with the challenges that VUCA presents.

A word to the wise: As a subscriber to this series, we will also mail you a folder and then every week after that we will send you a reference card with a visual explanation of the topic. You can conveniently refer to it to facilitate your decisions.

>> Subscribe now

Contents

VUCA

This term was coined in 1987 by the American military and quickly spread to the corporate world. Digitization and globalization made conventional methods for decision-making and project management obsolete. There were simply too many unpredictable variables influencing how business was done. But by using VUCA Prime, you can still manage to be successful and make decisions even when faced with instability, uncertainty, complexity, and ambiguity.

VUCA Prime

VUCA Prime is the best response to VUCA. It shows how challenges can be met through a clear vision along with a solid, mutual understanding of corporate goals, clarity, and agility (microTOOL GmbH). More specifically, you have the following options:

Instability

The future can’t be clearly predicted. Global trading companies need to adapt to new legislation, and digitization opens up new possibilities that were not previously foreseen. But sudden events, such as natural disasters or crises caused by people, require a quick change of thinking.

In order to do this successfully, microTOOL recommends creating a clear vision. This should be understandable to everyone involved and visible to everyone at all times. We therefore recommend creating a visualization of your vision. It can be portrayed on posters and by using other media and will thus be a constant reminder for participants. By using digital technologies, such as the iPad, your vision can be tweaked at will and adjusted for unstable circumstances.

Kail (2010) also suggests three ways to cope with instability:

Generate useful information from all the existing data

And here is where Big Data comes into play. Today’s systems will support as much information as possible, whether about customers or about machines (say in a factory). Much like a computer program, this raw data is hard for humans to read or decipher. So there must be a filtering process that can make the information meaningful and useable. This Smart Data will provide a basis for decisions. For a better and faster understanding of these results, we recommend a visual approach.

Communicate clearly

Technical terms, abbreviations, keywords and phrases or even catchwords, as Poehm suggests (2012, pp. 27ff.), can lead to major misunderstandings and incomprehension, because they are unfamiliar or people don’t know what they mean. It is therefore important to limit your presentation to the essentials so that what you say will be clear and easy for your audience to understand. Concentrate on the key message of your statement (Joost, 2013, pp. 89ff.).

Make sure that people understand what you mean

Your coworkers will be able to act on their own only if they understand how your company plans to do business. Kail (2010) explains how military leaders use a triad for this: First of all, they state the purpose. Then they make the key tasks clear. And finally they end with a clear statement.

The goal thus creates the context and includes the ultimate targets. Key tasks will demonstrate how to proceed and will specify what required intermediate steps toward the goal will be. And in the end, people will be motivated when you show them what the company will look like after the goals are implemented and how each individual can benefit from achieving them. To do this, you need to create a clear image by using visualization, and this will in turn create an even more robust impression.

Visual Selling® Summer Academy: VUCA Prime - Vision

Uncertainty

There will be times when you are not quite sure how to describe the problem or situation that confronts you. Kail (2010) says that this will come up whenever there is an element of uncertainty.

As a counterbalance to this, you will need to have useful information. The people at microTOOL GmbH suggest that the best way to do this would be to share knowledge. When you do, you will be able to have some mutual understanding of the situation and be able to come up with ideas for solutions. Various modern e-learning formats such as CBT, WBT, gamification, virtual reality, and Flipped Classroom can assist your coworkers in coming up with solutions (Leyh, 2019, pp. 226).

But mini-learning units and mobile learning are also convenient ways to train coworkers. And then there are always forums, online communities, blogs, and wikis. These approaches will be familiar to younger coworkers and they can share their experience with others (Herkersdorf, 2010, pp. 120ff.; Cole, 2015, pp. 188ff.).

Kail (2010) proposes the following three approaches:

Adopt a new perspective

Familiar models and approaches will no longer work in the VUCA realm. Instead, individual paths need to be found. For this purpose it is necessary to reconsider behavioral patterns and adopt new perspectives. One way this can be done is by interviewing people, for example using the Red Team method. The Walt Disney Method is another way to come up with different perspectives and better solutions. You will find out more about this in Installment 19 of the Visual Selling® Summer Academy on September 27, 2019.

A word to the wise: As a subscriber to this series, we will also mail you a folder and then every week after that we will send you a reference card with a visual explanation of the topic. You can conveniently refer to it to facilitate your decisions.

>> Subscribe now

Be flexible

Of course, making a plan is always important. If you have no idea of where you are headed, both you and your coworkers will be in the dark about where to go and how to proceed. From the very start, you need to build in some flexibility. If your plans are written in stone, you and your company can get into big trouble if unexpected events occur that need to be dealt with quickly. At times like this, being able to change your plans and to go off in new directions will be crucial for the overall success of your company.

Take a quick look back and then focus on the future

Kail (2010) recommends that you evaluate the results of your own plans and decisions on a regular basis so that you can improve your own progress as well as that of your team members. At the same time, he points out that the level of detail in this review is important. The key consideration will be that your company as a whole should be getting better. Thus, your focus should be on what can realistically be made better in the future instead of looking back at what might have worked in the past.

In addition to the suggestions made by Kail (2010), it will be important to identify and evaluate risks that result from uncertainties for your company and then try to stall them off before they occur. The better your set up you risk matrix, the faster you will be able to react in an emergency. There are already plenty of software solutions that can make it easier to manage this kind of information, for instance, SAP Risk Management. (SAP)

Visual Selling® Summer Academy: VUCA Prime - Understanding

Complexity

The authoritative Duden dictionary (2019) defines complexity as “multilayered; the interplay of many features.” This is an accurate description of the business environment that we find ourselves in today. It is made up of many individual elements that interact with each other, influence each other, and thus place high demand on both managers and employees. Kail (2010) maintains that dealing with all this requires non-linear thinking.

He recommends the following:

Develop team-oriented managers

A company can only deal successfully with complex situations if everybody pulls together and works toward a common goal. The overall picture of the situation must be kept in view, which will only work if managers work together. This will allow them to look at challenges from a variety of perspectives and take the necessary steps to deal with them. By maintaining genuine and frank cooperation, everyone will be able to move forward together.

Forget about permanent solutions

Kail (2010) suggests that it can often be quite tempting to want to cope with challenges in such a way that they will never come up again. But this quest for permanent solutions might very well tie up important resources that would be urgently needed elsewhere. Kail also says that dealing with trivial problems might divert attention from much more ominous challenges. And doing this might cause us to overlook important opportunities in the process. Management needs to always be on the lookout for ripe opportunities to operate successfully in a complex world.

Prepare tomorrow’s heroes today

Here too, holistic thinking and a commitment to successfully advance the entire company will be required. The idea is to share one’s own knowledge and to train potential new leaders early on. You need to share the experiences of  current management so that you can profit from them later and thus be able to carry on business successfully. It goes without saying that young managers will often outdo their teachers because they will be able to take advantage of experiences that their predecessors didn’t have when they were younger.

There is one clear foundation for all this: a clear direction and the simplest possible procedures (MicroTOOL GmbH). It will be much easier for your coworkers to do business in a complex world if you know which direction to go in and can show them how to do it. How to do this should be as clear as possible in order to reduce complexity.

Visual Selling® Summer Academy: VUCA Prime - Clarity

Ambiguity

Globalization and diversity give rise to ambiguous information. This can lead to inefficient work, and opportunities will be missed. But Kail (2011) says that accepting this is important in order to be able to deal successfully with this aspect of the VUCA world. In addition, both opportunities and challenges must be viewed from different perspectives in order to use them and master them successfully.

According to Kail (2011), ambiguity is responsible for most conflicts within a company. Everyone involved has a different understanding, so that a common picture has to be drawn again and again—ideally live on the iPad. This result of this would be more suitable steps, better understanding of information, and improved assessment of events (microTOOL GmbH),

Visualization can create a level of clarity so there is no longer any confusion. When coworkers have to deal with ambiguous information, they become irritated and their behavior will sometimes be uncertain. They will often behave in a way that is comfortable for them simply so that they can still feel involved This is the reason that managers need to steer things in a clear direction and merge together individual activities and improvements (Kail, 2011).

Kail (2011) also suggests three other ways to operate successfully in an ambiguous environment:

Listen closely

There is a huge difference between active listening and merely waiting for your turn to speak. That’s why it is extremely important to listen to all of your coworkers and participants and especially to pay attention to answers to questions like “What should we do?” or “What is our goal?” Answering these questions will make your work meaningful. In your role as manager, you will be able to see that the direction you were going in was no longer clear, and then you can adjust accordingly.

Think outside the box

Being open to new ideas is a hallmark of a good manager. If you know what you are doing and are confident about it, you will be able to spot awesome ideas instead of blowing your own trumpet. This is the reason that decisions and ideas need to be tested over and over again so that new solutions can be found.

Take a victory lap

Kail (2011) points out that it is important to celebrate successes. Still, in an ambiguous environment where the way forward is not always obvious, it can be difficult to spot successes. This is why it is so important to have tangible evidence that you are going in the right direction. Then everyone will be able to see that, over the long haul, progress has in fact been made. Thus, setting up yardsticks and achieving them gradually is a good way to hone insights and then sustain them. This will engender confidence and trust in management as well as in your company. A series of interim goals can provide a unique opportunity to assess the environment in a controlled yet powerful way.

Being flexible is the best way to proceed (microTOOL GmbH). Various project management methods for have emerged, such as SCRUM, and you will find out more about this in installment 22 of the Visual Selling® Summer Academy on October 18, 2019.

Visual Selling® Summer Academy: VUCA Prime - Agility

Preview of what is to come

VUCA Prime is a concept that will enable you to function and survive in a VUCA world shaped by globalization and digitization. But what are some concrete interventions and methods that you can use?

The Visual Selling® Summer Academy will take this up next week when we look at the RethINK Business Process. This will come in handy as you begin to confront problems and challenges when you are visualizing and structuring accomplishments. You will be able to work out solutions together with everyone involved and then roll out your results by targeting the market or presenting solutions.

And in the process, you will be able to discover an abundance of useful methods and approaches, define your goals, set up your mission and your vision, develop a Unique Selling Proposition, and also be creative by using Visual Design Thinking and the Walt Disney Method. You will be securely on the road to individual business success when you use Visual Selling® IdeaPix for quick visual work with your customers as well as other methods like SCRUM, 4MAT, and the Hero’s Journey.

A word to the wise: Don’t miss out on any of the installments and also receive a reference card with a nice folder by  Sign up now for the Visual Selling® Summer Academy!

A word to the wise: As a subscriber to this series, we will also mail you a folder and then every week after that we will send you a reference card with a visual explanation of the topic. You can conveniently refer to it to facilitate your decisions.

>> Subscribe now

Exercise

If you haven’t yet jotted down your sample situation for VUCA, you still have time to. Point out where VUCA Prime has been helpful. Make a note of whether vision, better understanding, greater clarity, or greater agility would have helped. There might be more than one answer.

Works Cited

Cole, T. (2015). Digitale Transformation - Warum die deutsche Wirtschaft gerade die digitale Zukunft verschläft und was jetzt getan werden muss! München: Verlag Franz Vahlen GmbH. (Amazon: https://amzn.to/2SffMrL)

Dudenredaktion. (12. April 2019). Komplexität. Abgerufen am 9. Mai 2019 von Duden online: https://www.duden.de/node/81596/revision/81632

Herkersdorf, M. (2010). Spielend zu mehr Kompetenz - Virutelle Lernwelten im Kontext von beruflichem Handeln und dem Erwerb von Kompetenz. In U. Dittler, & M. Hoyer (Hrsg.), Zwischen Kompetenzerwerb und Mediensucht - Chancen und Gefahren des Aufwachsens in digitalen Erlebniswelten aus medienpsychologischer und medienpädagogischer Sicht(S. 123-134). München: kopaed verlags GmbH. (Amazon: https://amzn.to/2S5gJCz)

Kail, C. E. (3. Dezember 2010). Leading Effectively in a VUCA Environment: C is for Complexity. Abgerufen am 9. Mai 2019 von Havard Business Review: https://hbr.org/2010/12/leading-effectively-in-a-vuca

Kail, C. E. (10. November 2010). Leading in a VUCA Environment: U is for Uncertainty. Von Havard Business Review: https://hbr.org/2010/11/leading-in-a-vuca-environment-1 abgerufen

Kail, C. E. (3. November 2010). Leading in a VUCA Environment: V Is for Volatility. Von Havard Business Review: https://hbr.org/2010/11/leading-in-a-vuca-environment abgerufen

Kail, C. E. (6. Januar 2011). Leading Effectively in a VUCA Environment: A is for Ambiguity. Abgerufen am 9. Mai 2019 von Havard Business Review: https://hbr.org/2011/01/leading-effectively-in-a-vuca-1

Leyh, A. (2019). Schöne neue Welt - Nicht ironisch gemeint! In C. Gorr, & M. C. Bauer (Hrsg.), Gehirne unter Spannung - Kognition, Emotion und Identität im digitalen Zeitalter(S. 221-227). Berlin: Springer-Verlag GmbH. (Amazon: https://amzn.to/2Jq9kLx)

microTOOL GmbH. (kein Datum). VUKA. Mit Veränderung leben und umgehen. Abgerufen am 8. Mai 2019 von microTOOL - making IT better: https://www.microtool.de/wissen-online/was-bedeutet-vuka/

SAP. (kein Datum). Enterprise Risk Management Software. Abgerufen am 8. Mai 2019 von SAP Risk Management: https://www.sap.com/germany/products/risk-management.html

Hat Ihnen der Artikel gefallen?

Dann abonnieren Sie doch auch unser Visual Selling® Magazin. 2 Mal im Jahr erhalten Sie eine neue Ausgabe, bequem digital als PDF.

Close

50% Complete

Visual Selling® Magazin

Möchten Sie zweimal jährlich Informationen zu Visual Selling erhalten? Dann abonnieren Sie gleich unser Visual Selling® Magazin.


Would you like to receive information about visual selling twice a year? Then subscribe to our Visual Selling® magazine.