Visual Selling® Sommerakademie: 03 – Visual Selling® RethINK Business Process

Aug 06, 2019

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Herzlich willkommen zur dritten Ausgabe der Visual Selling® Sommerakademie. Mit dem Visual Selling® RethINK Business Process erhalten Sie eine starke Methode, um Ihr Unternehmen erfolgreich in der VUCA-Welt führen zu können. Es ist ein umfangreiches Vorgehen, das deshalb innerhalb der nächsten 8 Ausgaben ausführlich beschrieben wird. Heute gibt es den Überblick dazu.

Experten-Tipp: Als Abonnent dieser Serie erhalten Sie zusätzlich per Post einen Ordner und Sammelkarten zu den Themen, inklusive der visuellen Erklärung. So können Sie schnell nachsehen und besser Entscheidungen treffen.

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Inhaltsverzeichnis

Projektabschluss mit Visualisierung

Stefan ist Projektleiter. Hinter ihm liegt ein langes und aufreibendes Projekt. Viel war zu entscheiden und zu tun. Nun ist es endlich geschafft und das Ergebnis soll präsentiert werden. ‚Eine schicke Visualisierung dazu wäre toll,‘ denkt er sich. Sofort findet er einen Anbieter. Doch der Preis haut ihn um. ‚Es geht doch nur um ein kleines verzierendes Bild und kein Kunstwerk.‘

Visual Selling® Sommerakademie: Rethink Business Process - Projektergebnis visuell präsentieren

Visualisierung oder Verzierung?

Empört erzählt er in der Pause seinem Kollegen davon. Doch dieser ist ganz anderer Meinung. „Wenn du nur eine Verzierung möchtest, nimm dir ein Bild aus unserer Mediathek. Aber wenn du eine wirklich gute Präsentation möchtest und dein Ziel ist, dass alle dein Projekt verstehen, dann bist du mit einer speziell für dein Projekt erstellten Visualisierung sehr gut beraten.

Damit das Bild erstellt werden kann, sind einige Informationen notwendig. Hierfür wird sich sehr viel Zeit genommen, viel gefragt und mitvisualisiert“, erklärt der Kollege weiter. „Dadurch profitierst du selbst auch, denn du wirst dir in deinen Erzählungen ebenfalls klarer und die Informationen werden stimmig.“ „Das klingt gut. Vielleicht sollte ich das tatsächlich tun.“, sagt Stefan.

Visual Selling® Sommerakademie: Rethink Business Process - Dialog zur Präsentationsvisualisierung

Projekte effizient durchführen

„Doch noch mehr hättest du erreichen können, hättest du das Angebot schon zu Beginn deines Projektes genutzt.“, sagt sein Kollege. Das erstaunt Stefan. „Weshalb denn das?“ „Du hast mir doch häufig von den Meetings erzählt, die lange gedauert haben. Und dass Viele am Ende immer noch nicht wussten, was das Ziel ist und wie jeder dazu beitragen kann bzw. was die Aufgaben sind. Auch die Verzögerungen haben dich stark belastet. Immer wieder musstest du deinen Chefs gegenüber begründen, warum das Projekt nicht zum Abschluss kam.“

„Ja, das stimmt. Doch wie hätte eine Visualisierung dabei geholfen?“

„Durch eine Live-Visualisierung in den Meetings hätten alle Teilnehmer schneller verstanden, um was es eigentlich geht. Zudem unterstützt die Moderation beim Finden neuer Ideen. Strategien und auch Projekte werden wesentlich besser entwickelt, denn es gibt kaum noch Missverständnisse. Dabei wirst du über den gesamten Projektzyklus begleitet. Warte, ich zeichne das mal auf.“

Visual Selling® Sommerakademie: Rethink Business Process - Mit Live-Visualisierung Probleme verstehen, neue Ideen finden, Missverständnisse vermeiden

Phase 1: Discovery

Stefan’s Kollege nimmt sich Stift und Papier. Schwungvoll zeichnet er einen Kreis darauf. „Guck, das ist dein Projektzyklus. Zu Beginn musst du das Thema ergründen. Was ist das Ziel? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Probleme und Herausforderungen müssen bewältigt werden? Und noch einiges mehr. Diese Phase wird „Discovery“ genannt. Visualisierungen unterstützen hier dabei, den Überblick zu behalten, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und zielgerichtet daran arbeiten zu können.“

„Oh, das hätte mir wirklich geholfen“, sagt Stefan. „Einiges wurde bei mir erst im Projektverlauf deutlich, wodurch immer wieder größere Kursänderungen notwendig wurden. Das hat zu ziemlichem Frust bei den Beteiligten und damit auch zu einer Verlängerung des Projektes geführt.“ Sein Kollege nickt verständnisvoll.

Visual Selling® Rethink Business Process - Discover

Phase 2: Visualize

Dann zeichnet er einen weiteren Punkt ein. „Im nächsten Schritt werden die Visualisierungen schön aufbereitet und können an die Projektmitglieder versendet werden. Auch internes Marketing kann hier erfolgen. Damit kannst du Befürworter und Unterstützer gewinnen. Außerdem kannst du schon hier viel für die spätere Akzeptanz tun, wenn es zur Realisierung kommt und andere Mitarbeiter im Unternehmen zum Beispiel ihre Arbeitsweise anpassen müssen. Diese Phase heißt „Visualize“.

„Genau das habe ich gar nicht berücksichtigt. Dadurch hatte ich viele Gegenstimmen und auch zur Präsentation nächste Woche erwarte ich heiße Diskussionen. Wie geht es weiter?“, fragt Stefan.

Visual Selling® Rethink Business Process - Visualize

Phase 3: Co-Create

„Jetzt geht es an die Realisierung des Projektes. In der „Co-Create“-Phase erarbeitest du mit den Projektteilnehmern und mittels Visualisierungen die notwendigen Maßnahmen. Widersprüche werden schnell sichtbar, Meinungsverschiedenheiten können frühzeitig geklärt werden. Dadurch kann trotz Unvorhergesehenem ein ziemlich klarer Kurs beibehalten werden. Das Projekt verläuft zielstrebiger und damit wesentlich effizienter.“

„Wenn ich da an mein Projekt zurückdenke … Wir haben Dinge erarbeitet und hinterher hat jeder etwas anderes gemacht, weil alle ein völlig anderes Bild vom Besprochenen hatten.“ Stefan schmunzelt, während er darüber spricht. „Dadurch ist das Projekt deutlich aus dem Ruder gelaufen und ich stand gegenüber meinem Chef vor ziemlichen Erklärungsnöten.“

Visual Selling® Rethink Business Process - Co-Create

Phase 4: Win

Stefan’s Kollege lacht mit. „Ja, mit dem visuellen Ansatz wäre dir das nicht passiert. Ist das geschafft, kommt erst der Schritt, vor dem du jetzt gerade stehst: „Roll-Out“ oder „Win“. Hier geht es um die Präsentation der Projektergebnisse, aber auch um die Vermarktung. Jetzt eine Visualisierung einzufordern, ist gut. Allerdings musst du berücksichtigen, dass für eine gute Qualität viel Input notwendig ist.

Hierfür wird ein Gespräch mit dir durchgeführt, in dem dir einige Fragen gestellt werden. Je genauer sich der Anbieter ein Bild vom Projekt machen kann, desto besser passt es im Nachhinein und desto verständlicher kann es anderen Externen und Projektfremden die Inhalte, Ziele und Ergebnisse wiedergeben. Deshalb solltest du ein entsprechendes Budget einplanen. Es lohnt sich auf jeden Fall – insbesondere mit dem Hintergrund, dass du die lange Verzögerung gut erklären können solltest.“

„Da hast du Recht. Vielen Dank für die Ausführungen. Und vielen Dank für das Bild. Das hat mir bei deinen Erläuterungen wirklich viel verdeutlicht. Und ich kann es jetzt mitnehmen und bei meinem nächsten Projekt berücksichtigen.“ Stefan freut sich.

Visual Selling® Rethink Business Process - Win

Ziel: Langfristige Zusammenarbeit

Nun fordert er zunächst die Visualisierung für sein aktuelles Projekt an. Die Zusammenarbeit gefällt ihm und er ist selbst wieder von seinem Projekt total begeistert, als er das fertige Bild dazu sieht.

Er beschließt, dass seine nächsten Projekte von Beginn an effizient verlaufen sollen. Daher freut er sich, dass es entsprechende Vertragsmodelle für langfristige Zusammenarbeiten gibt. Da sein jetziges Projekt so gut geendet ist und auch sein Chef dank der Visualisierung ein gutes Bild davon bekommen hat, kann er solch einen Vertrag gut rechtfertigen.

Ausblick

Stefan ist begeistert von seinen neuen Erkenntnissen und freut sich auf seine zukünftigen Projekte, die er mit dem Visual Selling® RethINK Business Process effizient und erfolgreich durchführen wird.

Wie dieser genau abläuft, erfahren Sie in den nächsten Ausgaben der Visual Selling® Sommerakademie. Freuen Sie sich zudem auf spannende und unterstützende Modelle und Methoden wie SCRUM, Visual Design Thinking, Visual World Café oder das Blueprinting.

Experten-Tipp: Verpassen Sie keine Ausgabe und erhalten Sie zusätzlich alle Methoden visuell aufbereitet als Sammelkarte in einem schönen Sammelordner. Abonnieren Sie dazu gleich die Visual Selling® Sommerakademie.

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Übung

Kennen Sie Situationen, in denen beispielsweise Meetings aus dem Ruder gelaufen sind, Projekte nicht fertig wurden oder erst spät festgestellt wurde, dass jeder ein völlig anderes Bild von dem Ziel hatte? Prüfen Sie für sich, wann Ihnen Visualisierungen entlang am Visual Selling® RethINK Business Process geholfen hätten. Notieren Sie sich, in welcher Phase das Visualisieren Ihren Prozess oder Ihr Projekt wie verbessert hätte.


Translation by William Boletta, Ph. D.

Visual Selling® Summer Academy: 03 - Visual Selling® RethINK Business Process

Welcome to the third Installment of Visual Selling® Summer Academy. With the Visual Selling® RethINK Business Process, you will have access to a robust method for successfully managing your company in a VUCA World. It is a comprehensive approach, and we will cover it over the next 8 Installments. Today we will give you an overview.

A word to the wise: As a subscriber to this series, we will also mail you a folder and then every week after that we will send you a reference card with a visual explanation of the topic. You can conveniently refer to it to facilitate your decisions.

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Contents

Project completion with visualization

Stefan is a Project Manager. He has just finished a long and grueling project. There was much to decide and to get done. Now he has finally finished and wants to make a presentation showing what he has accomplished. He’s thinking: “Wouldn’t a cool visualization be great.” He finds someone to do it right away. But it will cost an arm and a leg. “It’s just decoration. Not a work of art.”

Visual Selling® Summer Academy: Rethink Business Process - present project results visually

Visualization or decoration?

Stefan was furious, and during the break he told one of his colleagues about this. But his colleague had a slightly different opinion. “If you just need something decorative, why not get it from our media library. But then if you want to make a really good presentation and you intend for everybody to understand your project, then you might want to think about a visualization that is custom-made for your project

But you will need more information in order to do that. You will need to spend some more time asking lots of questions, and then you can visualize what you come up with.” That is what his colleague suggested. “And you will get something out of this too, because by telling a story, your information will become more coherent.” Stefan was amazed: “Wow! That sounds great. Maybe I should do just that, “he said.

Visual Selling® Sommerakademie: Rethink Business Process - Dialog zur Präsentationsvisualisierung

Doing projects efficiently

Stefan’s colleague had some more advice. “Actually, you might have accomplished more if you had started off your project by making clear what you were going to offer in the first place”. That took Stefan by surprise. “Why is that?” “Well you’ve often told me about meetings that lasted forever. And in the end nobody knew what the point was or what the goal was going to be or how everyone was supposed to take part or even what tasks where involved. And you’ve also told me about how much this bothered you. You had to explain to your bosses over and over again why the project didn’t get off the ground.

“Yes that’s right. But how could a visualization have helped?”

“If you do a Live Visualization at a meeting, everybody will understand what’s going on much more quickly, and this will come in handy for finding new ideas. Strategies and projects can be developed so much better because there won’t be that many misunderstandings. And this can guide you throughout the entire project cycle. Here, let me show you.”

Visual Selling® Summer Academy: Rethink Business Process - Understanding problems, finding new ideas, avoiding misunderstandings with live visualization

Stage 1: Discovery

Stefan’s colleague reached for a pen and some paper and drew a circle with one broad swoop. “Now this is your project cycle ,OK? At the beginning you need to get a grasp of your subject. First you need to ask: What’s my goal? What resources do I have available? What problems and challenges will I need to tackle? And then his colleague added some finishing touches. This is called the Discovery Stage. Visualizations will help to keep things in focus so that everyone will understand what is happening and will be able to work together in a targeted way.

“Gee, that would really have come in handy. Some things didn’t become clear until the project was well along, and I had to keep making changes. This really frustrated other people too, and it stretched out the project.” His colleague nodded in agreement.

Visual Selling® Rethink Business Process - Discover

Stage 2: Visualize

Then he drew some more. “As you move on to the next step, you can do more visualizations and send them to your project members. And you can also do a bit of internal marketing. That will get more people on board. You can also help others to be more positive as they slowly realize that they too will need to change their work habits in the process. This is called the Visualize Stage.

“I didn’t even think about that for a minute. Maybe that’s why so many people disagreed. And next week I expect I’ll hear some more heated discussions. Stefan asks “What’s next?”

Visual Selling® Rethink Business Process - Visualize

Stage 3: Co-Create

“This is where the project comes into being. During the Co-Create Stage, you can work out any kinks with your project team by using Visualizations. You will be able to spot any disagreements right away and iron them out early on. This will mean clear sailing even if some you go through some rough waters. Your project will be much more goal-focused and will end up being more efficient in the long run.

Stefan grinned and said: “Now that I think back on my project, I’m gradually coming to see how we actually did work on a lot of things, but then later everybody did something totally different because they had a completely different picture of what we had talked about. And so the bottom line was that the project got out of hand and I ended up having a lot of explaining to do to my boss.”

Visual Selling® Rethink Business Process - Co-Create

Stage 4: Win

Stefan’s colleague also chuckled at this. “With a visual approach, that wouldn’t have happened. But is that does happed, all that’s left is “Rollout” or “Win” The presentation is not just about project results. It’s also about marketing. So Visualization will definitely be the way to go. But you need to bear in mind that you need to have input for it to come off well.

So you will need to encourage dialog and get people to ask lots of questions. If you have a clear picture of what the project will look like, you can avoid problems later, and outside people that have no been part of developing your project will be able to understand what it is about, where it is headed, and what might happen as a result. So you will definitely need an adequate budget. In any case, it will be worth it in the long run because you will be able to explain why there were delays.

“You’re right about that. Thanks for your input. And thanks for the image too. It really made what you said clear. I’ll be able to work it into my next project, for sure.”

Visual Selling® Rethink Business Process - Win

Goal: Cooperation over the long haul

The first thing Stefan does after that is to make Visualization part of his ongoing project .He likes to work with other people anyway, and he is even more excited about his project now that he can see the full picture.

He decides that from the very start he wants his next project to go smoothly. So he is relieved when he recalls how many contracts actually call for working together over the long haul. Since his current project turned out so well, and his boss had a clear picture of it because of his visualization, it should be easy to set up that kind of contract.

Preview of what is to come

Stefan is enthusiastic about what he has learned and is now looking forward to future projects. He is confident that he will be able to carry them off efficiently and successfully with the Visual Selling® Rethink Business Process.

You will find out exactly how this works in the next few Installments of the Visual Selling® Summer Academy. You can also look forward to some exciting and supportive models and methods, like SCRUM, Visual Design Thinking, Visual World Café, and Blueprinting.

A word to the wise: Don’t miss out on any of the installments and also receive a reference card with a nice folder. Sign up now for the Visual Selling® Summer Academy! (Specify “Special: 24 models and methods” and give us your mailing address).

Exercise

Can you think of any situations where meetings got out of control, or projects weren’t finished, or it came out later that everyone had a different picture of what the goal was? Take a look a them and see if the Visual Selling® RethINK Business Process process might have helped. Jot down at what point Visualization might have improved what you did or how your project would have turned out.

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