Vom Monolog zum Dialog zum Multilog

Feb 21, 2019

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Inhaltsverzeichnis

Schon wieder eine Besprechung, ein Workshop, ein Meeting. Viele empfinden diese als reine Zeitverschwendung und als unproduktiv, wie bereits mehrere Studien belegen (MatchWare GmbH, 2013). Knauß (2013) beschreibt sogar, dass zu viele Meetings psychisch krank machen.

Schlechte Meetingvorbereitung

Der Grund: Häufig wird ein Meeting schlecht vorbereitet, weshalb die Teilnehmer nicht mit der richtigen und für den Erfolg notwendigen Einstellung in das Gespräch gehen. (Willmroth, 2012)

Dadurch erledigen sie häufig andere Aufgaben nebenher, führen Quergespräche oder nutzen die Zeit zum Plaudern. Monologe dominieren die Konferenzen. Es fehlen klare Ziele, ein fest abgesteckter Zeitrahmen und eine gute Protokollierung. (Kolowich, 2014) (Knauß, 2013) Das führt zu Stress, der krank machen kann.

Und obwohl über solche Fehler in Meetings bereits in den Jahren 2012 bis 2014 viel geschrieben und gesagt wurde, dabei die Auswirkungen in Bezug auf immense Kosten, Zeitverluste und Gesundheit aufgezeigt wurden, hat sich bis heute nicht viel daran geändert. Dabei sind Meetings äußerst wichtig. In ihnen werden Ideen ausgetauscht, Innovationen geboren und zur Realisierung gebracht. (Willmroth, 2012)

Doch dazu ist ein echter Dialog notwendig. Die Teilnehmer müssen sich aktiv austauschen. Die Ergebnisse müssen dokumentiert sein und zwar so, dass später noch jeder Beteiligte versteht, worum es ging und damit weiterarbeiten kann. Nur so sichern Sie die Qualität der Ergebnisse, Ihren Erfolg und steigern Ihre Produktivität im Business.

Meetings effizient und gewinnbringend durchführen

Damit Sie Ihre Meetings zukünftig effizient und gewinnbringend durchführen und somit die Produktivität im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern erhöhen können, haben wir ein Meetingtemplate entwickelt. Mit diesem bereiten Sie Ihr Meeting perfekt vor, führen es gekonnt durch und bleiben dran - durch das Dokumentieren der nächsten Schritte.

Meeting-Template für die professionelle Vorbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Meetings

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Vorlage für professionelle Meetings

Gleichzeitig empfehlen wir, Besprochenes visuell festzuhalten. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass jeder wirklich über das Gleiche spricht und dasselbe Bild vom Gesagten im Kopf hat.

Sie sparen dabei Energie bei allen Teilnehmern, weil diese nicht mehr selbst Bilder zum Gesprochenen erzeugen und immer wieder abgleichen müssen. Sie können einfach dem Bild auf der Leinwand folgen und somit schneller eigene Ideen und Argumente entwickeln.

Aus dem Dialog wird ein Multilog, denn verschiedenste Gedanken werden miteinander vernetzt und visuell abgebildet. Damit erhöhen Sie die Produktivität in Ihren Meetings und steigern die Qualität Ihrer Ergebnisse.

So nutzen Sie das Template

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen mit dem Visual Selling® Meeting-Template, Schritt 1: Meeting-DatenBeginnen Sie vor dem Meeting oben links und tragen Sie zunächst die Eckdaten für Ihr Meeting ein. Diese sind wichtig, damit Sie eine genaue Vorstellung davon bekommen, welche Art Meeting Sie erwartet.

Welches Thema soll geklärt oder besprochen werden? Wer nimmt teil? Welche Argumente könnten auftreten? Welche Punkte sind zu berücksichtigen?

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 2: ZieleLegen Sie im nächsten Schritt Ihr Ziel für das Meeting fest. Was soll am Ende erreicht sein? Oder was soll mit dem Besprochenen erreicht werden? Das Ziel ist sehr wichtig, um ein effektives Meeting zu führen. Visualisieren Sie sich das Ziel so genau wie möglich. Durch ein aussagekräftiges Bild fällt Ihnen die Zielerreichung wesentlich leichter.

Professionell Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 3: Wichtige ThemenFüllen Sie nun den Bereich „to be considered“ aus. Was dürfen Sie nicht vergessen? Visualisieren Sie alles, was unbedingt besprochen werden muss. Hier können Sie sich auch Notizen zu den Standpunkten der Teilnehmer zum Thema machen, um sich bereits im Vorfeld auf Einwände vorzubereiten.

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 4: Meeting-KernNun geht es an den Kern des Meetings. Welche Themen müssen besprochen werden? Schreiben Sie in jeden Bereich in der Mitte der Vorlage ein Thema. Visualisieren Sie für jedes ein Icon und schreiben Sie den Titel daneben. Wenn Sie mehr als 4 Themen benötigen, ziehen Sie sich ruhig noch Linien ein. Während des Meetings fügen Sie in diesen Bereich alle Notizen und Visualisierungen zu Ihren Themen ein. Lassen Sie auch gerne noch Felder frei. Häufig entwickelt sich ein Meeting in eine neue Richtung. So verfügen Sie noch über genug Platz, diese Themen zu ergänzen.

Sind Sie sich über alles im Klaren? Dann können Sie nun in Ihr Meeting starten. Haken Sie sich während der Besprechung im Bereich „to be considered“ die bereits geklärten Punkte ab und fügen Sie weitere hinzu, wenn Ihnen noch wichtige Gedanken in den Sinn kommen.

Im Bereich „the core“ gehen Sie Thema für Thema durch und visualisieren Sie die Gesprächsergebnisse. Werfen Sie diesen Bereich auch an die Wand, damit alle Teilnehmer den Ergebnissen zustimmen oder Änderungen vornehmen können.

Professionelle Durchführung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 5: Offene PunkteBleiben Punkte unbesprochen, weil beispielsweise die Zeit nicht reicht, dann notieren und visualisieren Sie diese im unteren Bereich Ihres Templates unter „open items“.

Professionelle Durchführung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 6: Nächste SchritteZu guter Letzt nehmen Sie sich mindestens für die letzten 10 Minuten Zeit, die nächsten Schritte festzulegen. Was ist nun zu tun, um das Ziel, welches im Meeting besprochen wurde, zu erreichen?


From Monolog to Dialog to Multilog

Table of Contents

Yet another conference, a workshop, a meeting. Many people think this is just a waste of time and is unproductive, as several studies have shown (MatchWare GmbH, 2013). Knauss (2013) even shows that too many meetings can lead to mental illness.

Poor Meeting Preparation

The problem: Often, a meeting will be poorly prepared, which is one reason why the participants will not take part in conversations with the right attitude needed for success (Willmroth, 2012).

As a result, people will often do other tasks on the side, engage in cross-talk, or just use the time for chit-chat. Monologs dominate conferences. There are no clear goals, no exact time frames, and minutes are not kept properly (Kolowich, 2014; Knauss, 2013). This leads to stress, and that can make you sick.

And although much has been written and said about such mistakes in meetings, even as early as 2012-2014, and the effect they have on increased costs, wasted time, and health has been pointed out, not much has changed up till now. And at the same time, meetings are extremely important. During the course of meetings, ideas are exchanged, innovations are hatched, and they become reality (Willmroth, 2012).

But to accomplish this, genuine dialogue is needed. Participants must actively exchange ideas. The results must be documented so that at a later date everyone involved will be able to understands the results and continue working with them.

Conducting Meetings Efficiently and Profitably

We have developed a meeting template to assist you in conducting future meetings in an efficient and profitable way, and thus enable you to increase productivity in conversations with your staff. You can use it to prepare your meetings in advance so that they will move along smoothly and stay on message by documenting the next steps.

Meeting template for the professional preparation of meetings and conferences

We also recommend that you keep keep a visual record of what it discussed. This will guard against misunderstandings and ensure that everyone is really talking about the same thing and has the same image of what was said.

Doing this will save energy for all the participants because they will no longer need to generate  their own images for what was said and then have to change them later. They can simply follow the image on the screen and develop their own ideas and talking points faster.

Dialogs will morph into multilogs since a variety of thoughts can be linked and displayed visually. This will increase productivity during your meetings and improve the quality of your results.

How to use the Template

Professional preparation of meetings and conferences with the Visual Selling® meeting template, step 1: meeting dataBefore the meeting, start at the top left and enter the key data for your meeting. This is important so that you can have an accurate idea of what kind of meeting you are expecting.

Which topics should be clarified or discussed? Who will participate? What talking points will come up? What issues should be considered?

Professional preparation of meetings and conferences, step 2: goalsIn the next step, fill in your goal for the meeting. What should be achieved at the end? Or what should be accomplished with the topics discussed? In order to run an effective meeting, having a goal is essential. Visualize your target as accurately as possible. A meaningful image will make it much easier to achieve your goal.

Professional preparation of meetings and conferences, step 3: important topicsNow fill in the “to be considered” space. What do you need to remember? Visualize everything that absolutely has to be discussed. Here you can also make notes on the opinions of participants on the topic so that you can prepare in advance for any questions.

Professional preparation of meetings and conferences, step 4: meeting coreNow we get to the heart of the meeting. What issues need to be discussed? Write in a topic in every space in the center of the template. Visualize an icon for each one and write a title next to it. If you need more than 4 topics, just add more lines. During the meeting, add all the notes and visualizations for your topics in this space. Feel free to leave any spaces blank. Sometimes a meeting will develop in new directions. If so, you still have enough room to add to these topics.

Is everything clear? If so, then you can start your meeting. During the meeting in the “to be considered” section, check off the points that have already been clarified and add more if other important thoughts come to mind.

In “the core” space, go through each topic and visualize the dialog results. Project this space onto the wall as well so that all the participants can agree with the results or suggest changes.

Professional conduct of meetings and conferences, step 5: open pointsIf any factors have still not been discussed, maybe because time is too short, then make a note of them and visualize them in the lower part of your template under “open items”.

Professional conduct of meetings and conferences, step 6: next stepsIn any case, set aside 10 minutes at the end to determine what the next steps will be. What needs to be done in order to achieve the goal that was discussed in the meeting?

Works Cited

Knauß, F. (5. Juni 2013). Meetings machen krank. Abgerufen am Februar 2019 von Zeit Online: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2013-05/meetings-stress-kommunikation

Kolowich, L. (25. August 2014). The Ugly Truth About Meetings: Why They Are Such a Time Suck [Infographic]. Abgerufen am Februar 2019 von Hubspot: https://blog.hubspot.com/marketing/ugly-truth-about-meetings-infographic

MatchWare GmbH. (16. Oktober 2013). In Zahlen: Meeting Statistiken. Abgerufen am Februar 2019 von MeetingBooster® - Professionelle Meeting Management-Software: https://www.meetingbooster.com/de/blog/in-zahlen-meeting-statistiken/

Willmroth, J. (23. Oktober 2012). Meetings, die keine Zeit rauben. Abgerufen am Februar 2019 von Zeit Online: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-09/buero-meetings-fuehrungskraefte

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